Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
De maneira geral, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento onde é anotado uma movimentação de estoque da empresa. Seja para anotar uma venda, uma devolução de mercadoria ou mesmo o envio de um brinde. Todas as movimentações do estoque da empresa pode ser anotada através da NF-e.
Em uma Nota fiscal, deve ser informado, de maneira geral, o destinatário (cliente ou empresa que irá receber a nota), os produtos que estão sendo movimentados, a operação que está sendo realizada e informações obrigatórias de acordo com o segmento da empresa que está emitindo.
Uma Nota Fiscal pode informar tanto a entrada de mercadorias no estoque, quanto a saída de mercadorias. Por exemplo: Em uma loja, quando um produto é vendido, emite-se uma nota fiscal de saída do estoque. Por outro lado, caso o produto esteja com defeito e o cliente devolve esse item, emite-se uma nota fiscal de entrada no estoque.
Uma outra informação importante na NF-e é a sua operação. A operação descreve o que gerou essa movimentação de estoque. Seguindo o nossos exemplos anteriores. A venda é um tipo de operação de saída, e a devolução seria uma operação de entrada.
Na NF-e existem dois campos que indicam a operação da nota. O primeiro é o campo natureza de operação, que informa, de maneira descritiva, a principal operação da NF-e, como por exemplo: “Venda de mercadoria”. Outro campo obrigatório é o que informa qual é a operação do produto, chamado de CFOP (código fiscal de Operação). Esse campo é composto por 4 números.
Existem operações que podem ser tanto de entrada quanto de saída. Um exemplo disso é a devolução. É possível emitir uma nota de devolução de entrada, quando o cliente devolve um item em garantia para a empresa, ou então uma devolução de saída, quando a empresa envia um item em devolução para o seu fornecedor. Os códigos CFOP nesse caso mudam, embora o tipo de operação seja a mesma.
Para operações de entrada de mercadoria, utiliza-se os códigos iniciados com 1, 2, e 3. Sendo que o início em 1 indica entrada de mercadoria para o mesmo estado, o 2 indica entrada de mercadoria para outro estado e o 3 indica entrada de mercadoria de outro país (importação).
Da mesma forma temos os códigos 5, 6 e 7 para operações de saída. Sendo o código 5 para saídas dentro do mesmo estado, 6 para saídas para outro estado e 7 para saídas fora do país.
Uma nota pode conter itens com CFOPs diferentes, pois o CFOP também pode indicar, além da operação que será executada em si, como esse produto deve ser tributado. Por exemplo: Uma nota de venda, pode ter um produto com o código 5102, que indica que o produto está sendo revendido, e um outro produto com o código 5405, que indica que o produto está sendo revendido mas já foi tributado através da substituição tributária pelo fornecedor. Nesse caso, embora a operação seja a mesma (Venda) os códigos e os destaques de tributação serão diferentes.
Arquivo XML
A nota fiscal eletrônica é representada por um arquivo no formato XML. Esse arquivo digital é assinado eletronicamente através do certificado digital da empresa que emite a nota. A assinatura garante que foi realmente o emissor que gerou o arquivo e que o arquivo não foi modificado após a finalização da digitação do documento. O certificado digital é essencial para que uma NF-e seja emitida. Além da assinatura digital, o arquivo precisa ser enviado para o Sefaz do estado onde o emissor está cadastrado. O Sefaz avalia o arquivo digital e valida as informações antes de autorizar o uso do arquivo. Apenas após autorizar o uso, onde é gerado um protocolo de autorização, é que o emissor pode utilizar a nota fiscal para a transferência da mercadoria.
É obrigação do emissor compartilhar o arquivo XML com o destinatário da nota. Além disso, esse arquivo deve ser armazenado por 5 anos.
DANFE
O DANFE é uma representação das informações contidas no xml que seja legível a qualquer pessoa. Geralmente é impresso em folha A4 ou é gerado em PDF. Esse arquivo deve conter exatamente as mesmas informações contidas no XML e não pode conter informações que sejam diferentes ou estejam em desacordo com o arquivo XML. É possível adicionar o logotipo da empresa emissora da nota fiscal no DANFe. O DANF-E deve sempre acompanhar a mercadoria no seu transporte.
Alterar dados de uma NF-e
Depois que uma nota é autorizada pelo sefaz, não é mais possível realizar a alteração das informações contidas nela. Porém é possível realizar a emissão de uma carta de correção especificando os campos que devem ser corrigidos. Apesar da carta de correção permitir a alteração de informações da nota, por lei ela não pode conter correções que afetem a alteração do destinatário ou qualquer campo que altere valores ou impostos da nota. A carta de correção é um arquivo XML a parte da nota fiscal, ela não altera diretamente os campos do XML da nota. Ela pode ser impressa também informando o que foi alterado e deve, antes de ser utilizada, ser autorizada pelo Sefaz.
Caso a empresa deseje alterar informações de impostos ou valores da nota, é necessário cancelar a nota fiscal já emitida e emitir uma nova NF-e.
Cancelamento de uma NF-e
É possível cancelar uma NF-e emitida desde que a operação ainda não tenha sido realizada. Geralmente esse cancelamento pode ser realizado em até 7 dias da data de emissão da nota, mas cada estado pode ter um período diferente.
Caso a operação já tenha ocorrido, o correto é que o destinatário emita uma nota de devolução da mercadoria para que uma outra nota fiscal, com as informações corretas, seja emitida. Caso o destinatário não possa emitir a nota (por exemplo: o destinatário é uma pessoa física), o próprio emissor pode emitir uma nota de devolução de entrada e depois emitir uma nova nota de saída para corrigir as informações.
Como posso emitir uma NF-e
Para emitir uma NF-e é preciso ter um certificado digital e um sistema emissor. O emitir notas é uma excelente solução, que te ajuda a emitir suas NF-e’s de maneira fácil e simples, com economia de tempo que te possibilita focar nas tarefas do dia a dia da sua empresa. Conheça agora mesmo essa solução
