De maneira geral, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento onde é anotado uma movimentação de estoque da empresa. Seja para anotar uma venda, uma devolução de mercadoria ou mesmo o envio de um brinde. Todas as movimentações do estoque da empresa pode ser anotada através da NF-e.
Em uma Nota fiscal, deve ser informado, de maneira geral, o destinatário (cliente ou empresa que irá receber a nota), os produtos que estão sendo movimentados, a operação que está sendo realizada e informações obrigatórias de acordo com o segmento da empresa que está emitindo.
Uma Nota Fiscal pode informar tanto a entrada de mercadorias no estoque, quanto a saída de mercadorias. Por exemplo: Em uma loja, quando um produto é vendido, emite-se uma nota fiscal de saída do estoque. Por outro lado, caso o produto esteja com defeito e o cliente devolve esse item, emite-se uma nota fiscal de entrada no estoque.
Uma outra informação importante na NF-e é a sua operação. A operação descreve o que gerou essa movimentação de estoque. Seguindo o nossos exemplos anteriores. A venda é um tipo de operação de saída, e a devolução seria uma operação de entrada.
Na NF-e existem dois campos que indicam a operação da nota. O primeiro é o campo natureza de operação, que informa, de maneira descritiva, a principal operação da NF-e, como por exemplo: “Venda de mercadoria”. Outro campo obrigatório é o que informa qual é a operação do produto, chamado de CFOP (código fiscal de Operação). Esse campo é composto por 4 números.
Existem operações que podem ser tanto de entrada quanto de saída. Um exemplo disso é a devolução. É possível emitir uma nota de devolução de entrada, quando o cliente devolve um item em garantia para a empresa, ou então uma devolução de saída, quando a empresa envia um item em devolução para o seu fornecedor. Os códigos CFOP nesse caso mudam, embora o tipo de operação seja a mesma.
Para operações de entrada de mercadoria, utiliza-se os códigos iniciados com 1, 2, e 3. Sendo que o início em 1 indica entrada de mercadoria para o mesmo estado, o 2 indica entrada de mercadoria para outro estado e o 3 indica entrada de mercadoria de outro país (importação).
Da mesma forma temos os códigos 5, 6 e 7 para operações de saída. Sendo o código 5 para saídas dentro do mesmo estado, 6 para saídas para outro estado e 7 para saídas fora do país.
Uma nota pode conter itens com CFOPs diferentes, pois o CFOP também pode indicar, além da operação que será executada em si, como esse produto deve ser tributado. Por exemplo: Uma nota de venda, pode ter um produto com o código 5102, que indica que o produto está sendo revendido, e um outro produto com o código 5405, que indica que o produto está sendo revendido mas já foi tributado através da substituição tributária pelo fornecedor. Nesse caso, embora a operação seja a mesma (Venda) os códigos e os destaques de tributação serão diferentes.
Arquivo XML
A nota fiscal eletrônica é representada por um arquivo no formato XML. Esse arquivo digital é assinado eletronicamente através do certificado digital da empresa que emite a nota. A assinatura garante que foi realmente o emissor que gerou o arquivo e que o arquivo não foi modificado após a finalização da digitação do documento. O certificado digital é essencial para que uma NF-e seja emitida. Além da assinatura digital, o arquivo precisa ser enviado para o Sefaz do estado onde o emissor está cadastrado. O Sefaz avalia o arquivo digital e valida as informações antes de autorizar o uso do arquivo. Apenas após autorizar o uso, onde é gerado um protocolo de autorização, é que o emissor pode utilizar a nota fiscal para a transferência da mercadoria.
É obrigação do emissor compartilhar o arquivo XML com o destinatário da nota. Além disso, esse arquivo deve ser armazenado por 5 anos.
DANFE
O DANFE é uma representação das informações contidas no xml que seja legível a qualquer pessoa. Geralmente é impresso em folha A4 ou é gerado em PDF. Esse arquivo deve conter exatamente as mesmas informações contidas no XML e não pode conter informações que sejam diferentes ou estejam em desacordo com o arquivo XML. É possível adicionar o logotipo da empresa emissora da nota fiscal no DANFe. O DANF-E deve sempre acompanhar a mercadoria no seu transporte.
Alterar dados de uma NF-e
Depois que uma nota é autorizada pelo sefaz, não é mais possível realizar a alteração das informações contidas nela. Porém é possível realizar a emissão de uma carta de correção especificando os campos que devem ser corrigidos. Apesar da carta de correção permitir a alteração de informações da nota, por lei ela não pode conter correções que afetem a alteração do destinatário ou qualquer campo que altere valores ou impostos da nota. A carta de correção é um arquivo XML a parte da nota fiscal, ela não altera diretamente os campos do XML da nota. Ela pode ser impressa também informando o que foi alterado e deve, antes de ser utilizada, ser autorizada pelo Sefaz.
Caso a empresa deseje alterar informações de impostos ou valores da nota, é necessário cancelar a nota fiscal já emitida e emitir uma nova NF-e.
Cancelamento de uma NF-e
É possível cancelar uma NF-e emitida desde que a operação ainda não tenha sido realizada. Geralmente esse cancelamento pode ser realizado em até 7 dias da data de emissão da nota, mas cada estado pode ter um período diferente.
Caso a operação já tenha ocorrido, o correto é que o destinatário emita uma nota de devolução da mercadoria para que uma outra nota fiscal, com as informações corretas, seja emitida. Caso o destinatário não possa emitir a nota (por exemplo: o destinatário é uma pessoa física), o próprio emissor pode emitir uma nota de devolução de entrada e depois emitir uma nova nota de saída para corrigir as informações.
Como posso emitir uma NF-e
Para emitir uma NF-e é preciso ter um certificado digital e um sistema emissor. O emitir notas é uma excelente solução, que te ajuda a emitir suas NF-e’s de maneira fácil e simples, com economia de tempo que te possibilita focar nas tarefas do dia a dia da sua empresa. Conheça agora mesmo essa solução
Esperamos que este artigo tenha te ajudado, caso fique com qualquer dúvida entre em contato com nosso canal de suporte via whatsapp: (19) 4141-4864
